Zásady ochrany osobních údajů

Účinnost od 22. 9. 2026

Tyto zásady vysvětlují, jaké osobní údaje zpracovává Devoix Solutions s.r.o. v aplikaci Devoix Internal („aplikace“), proč a jaká máte práva. Vztahují se na webovou aplikaci na adrese app.devoix.cz, klientský portál a naše nativní aplikace pro zařízení Apple.

1. Kdo za zpracování odpovídá

Správcem je Devoix Solutions s.r.o., IČO 29126657, se sídlem Verdunská 711/5, Bubeneč, 160 00 Praha 6. Kontakt pro vše, co se týká těchto zásad: info@devoix.cz.

2. Co je aplikace

Devoix Internal je interní systém softwarového studia. Náš tým v něm vede klientské projekty, nabídky, smlouvy, faktury a týmový chat. Naši klienti v jeho portálu sledují své projekty. Účty vznikají pouze na pozvání; veřejná registrace neexistuje.

3. Jaké údaje zpracováváme

Údaje účtu: jméno, e-mail, telefon, heslo (uložené jen jako otisk), jazyk, profilová fotka, pracovní pozice, bio, stav přítomnosti, nastavení notifikací a soukromé poznámky, které si píšete pro sebe (vidíte je jen vy).
Údaje o klientech a projektech: kontaktní osoby a údaje o firmě (včetně veřejných údajů z obchodního rejstříku ARES), nabídky, smlouvy, faktury a platby, plány projektů, úkoly, výkazy času, soubory, požadavky a připomínky.
Komunikace: zprávy v chatu, přílohy a náhledy odkazů; u audio a video hovorů kdo se účastnil a kdy. Hovory se nenahrávají.
Technické údaje: přihlašovací relace, kdy jste byli naposledy aktivní (kvůli zobrazení, zda jste online), tokeny pro push notifikace vašich zařízení a hlášení chyb, když se něco pokazí.
Údaje z Google Kalendáře, jen pokud si kalendář připojíte. Podrobně je popisuje oddíl 4.

4. Údaje uživatelů Google

Připojení Google Kalendáře je dobrovolné a dostupné jen členům našeho týmu. Připojíte ho ve svém profilu a tamtéž ho můžete kdykoli odpojit.

K čemu získáváme přístup

E-mail vašeho účtu Google (oprávnění openid a email), abychom ukázali, který účet je připojený, a zvali vás na události na tuto adresu.
Události ve vašem hlavním kalendáři (oprávnění https://www.googleapis.com/auth/calendar.events). Čteme události od včerejška do 30 dnů dopředu: název, začátek a konec, zda jde o celodenní událost, zda je označena jako obsazeno či volno, soukromá, nebo jde o nepřítomnost či čas na soustředění, vaši odpověď na pozvánku a odkaz na Google Meet.
Vytváření událostí: událost ve vašem kalendáři vytvoříme jen tehdy, když v aplikaci stisknete „Vytvořit událost“, s názvem, časem a hosty, které jste zvolili. Pozvánky pak rozešle Google. Vaše stávající události neupravujeme ani nemažeme.

Jak je používáme

Ukazujeme vám vaši aktuální a příští událost s odkazem na připojení.
Během probíhající události nastavujeme váš stav v aplikaci („Na schůzce“, „Soustředím se“, „Mimo kancelář“) a podle vašeho nastavení pozdržíme notifikace. Tuto funkci můžete vypnout.
Kolegům, kteří s vámi plánují schůzku, ukážeme, že jste v daný čas obsazeni. Vidí jen čas, ne událost.
Názvy událostí kolegové uvidí jen tehdy, když zapnete „Ukazovat kolegům názvy mých schůzek“. Události označené v Googlu jako soukromé nikomu dalšímu nikdy nezobrazíme.

Jak je ukládáme, sdílíme a mažeme

Přístupové tokeny ukládáme šifrovaně. Kopii vašich událostí ukládáme v naší databázi a každých několik minut ji obnovujeme; události starší než jeden den při další obnově odstraníme.
Noční zálohy databáze mohou obsahovat kopii vašich událostí ve stavu z té noci. Zálohy se automaticky obměňují, takže po odpojení tyto kopie zmizí s vypršením záloh.
Údaje uživatelů Google neprodáváme, nepoužíváme k reklamě ani k trénování modelů umělé inteligence či strojového učení a s nikým je nesdílíme, kromě výše popsaného (vaši kolegové v aplikaci) nebo pokud to vyžaduje zákon.
Lidé ve společnosti Devoix Solutions s.r.o. údaje z vašeho kalendáře nečtou, s výjimkou případů, kdy k tomu dáte souhlas, kdy je to nutné k prošetření bezpečnostního problému, nebo kdy to vyžaduje zákon.
Po odpojení okamžitě zrušíme náš přístup u Googlu a smažeme vaše tokeny i kopii událostí. Přístup můžete zrušit také ve svém účtu Google v části Aplikace a služby třetích stran.

Používání a předávání informací získaných z rozhraní Google API do jiných aplikací se v aplikaci Devoix Internal řídí zásadami Google API Services User Data Policy, včetně požadavků na omezené použití (Limited Use).

5. Proč údaje zpracováváme (právní základy)

Plnění smlouvy s našimi klienty a členy týmu (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR): vedení projektů, portál, fakturace a nástroje, se kterými náš tým pracuje.
Plnění právních povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c)): účetní a daňové záznamy.
Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f)): bezpečný a funkční provoz aplikace a interní komunikace.
Váš souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a)): připojení Google Kalendáře. Souhlas můžete kdykoli odvolat odpojením.

6. Kdo další s údaji pracuje

Využíváme tyto dodavatele, a to jen v rozsahu, který každý z nich potřebuje:

poskytovatele hostingu našich serverů, na kterých běží aplikace, její databáze a úložiště souborů;
poskytovatele doručování e-mailů, pro pozvánky a notifikace;
Apple (Apple Push Notification service), pro doručení notifikací do vašich zařízení;
Google, pokud si připojíte Google Kalendář;
službu pro sledování chyb, která dostává technické údaje, když aplikace selže.

Pokud dodavatel zpracovává údaje mimo Evropský hospodářský prostor, předání se opírá o rozhodnutí o odpovídající ochraně (např. rámec EU–US Data Privacy Framework) nebo o standardní smluvní doložky.

7. Jak dlouho údaje uchováváme

Údaje účtu po dobu jeho existence. Po smazání účtu údaje odstraníme, kromě záznamů, které musíme uchovat ze zákona.
Faktury a účetní záznamy po dobu stanovenou zákonem o účetnictví a zákonem o DPH (až 10 let).
Údaje o projektech po dobu spolupráce a záruční doby a poté po dobu nezbytnou k obhajobě právních nároků.
Zálohy se automaticky obměňují; smazané údaje zmizí i z poslední zálohy nejpozději do dvou let.
Údaje z Google Kalendáře podle oddílu 4.

8. Cookies

Aplikace používá jen cookies nezbytné pro svůj chod: přihlašovací relaci, ochranu proti podvrženým požadavkům a volbu světlého či tmavého vzhledu. Analytické ani reklamní cookies nepoužíváme.

9. Zabezpečení

Spojení je šifrované (HTTPS), hesla a tokeny ukládáme jako otisky nebo šifrovaně, přístup v aplikaci je omezen rolemi a klienti vidí jen své vlastní projekty.

10. Vaše práva

Máte právo na přístup ke svým údajům, jejich opravu nebo výmaz, omezení zpracování, vznesení námitky, přenositelnost údajů a kdykoli odvolat souhlas. Napište nám na info@devoix.cz. Stížnost můžete podat také u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

11. Změny

Zásady aktualizujeme, když aplikace změní způsob, jakým s údaji zachází. Datum nahoře označuje aktuální verzi; o podstatných změnách uživatele informujeme v aplikaci.